Principer för behandling av personuppgifter

Giltig från och med 25 maj 2018

Principerna om hur UtbildningsForum Skåne AB behandlar personuppgifter beskrivs i dessa Principer för behandling av Personuppgifter, nedan även refererat till som Principerna. UtbildningsForum är personuppgiftsansvarig för behandlingen. Kontaktuppgifter till Personuppgiftsansvarig se slutet av detta dokument.  

Principerna gäller behandling av personuppgifter som sker i samband med UtbildningsForums behandling av anmälan om deltagande vid föreläsnings- eller informationstillfälle som anordnas av UtbildningsForum och gäller även sådana förhållanden som etablerats innan Principerna trädde i kraft.

1.    Definitioner

Person betyder en fysisk person som anmält deltagande i utbildnings- eller informationstillfälle som anordnas av UtbildningsForum.
Personuppgifter betyder all information som direkt eller indirekt kan relateras till en fysisk person.
Behandlar betyder all hantering av Personuppgifter (inkl. insamling, registrering, inspelning, lagring, överfö-ring, radering etc).
UtbildningsForum betyder UtbildningsForum Skåne AB.

2.    Allmänna bestämmelser

2.1    Principerna beskriver övergripande hur UtbildningsForum behandlar Personuppgifter.

2.2    UtbildningsForum säkerställer och har lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda Personuppgifter från obehörig åtkomst, olaglig behandling eller röjande av uppgift, oavsiktlig förlust, ändring eller förstörelse.

2.3    UtbildningsForum kan använda personuppgiftsbiträden för behandling av Personuppgifter, eller överföra Personuppgifter till andra mottagare. I dessa fall vidtar UtbildningsForum nödvändiga åtgärder för att säkerställa att personuppgiftsbiträdena behandlar Personuppgifter enligt UtbildningsForums instruktioner och kräver adekvata säkerhetsåtgärder.

3.    Kategorier av Personuppgifter

Personuppgifter kan inhämtas från en Person eller en organisation som anmält deltagande i utbildnings- eller informationstillfälle som anordnas av UtbildningsForum. Kategorier av Personuppgifter som UtbildningsForum samlar in och behandlar är:

Identifieringsuppgifter såsom namn.
Kontaktinformation såsom adress, telefonnummer, e-postadress etc.
Uppgifter om relationer till juridiska personer (om en organisation anmäler deltagande i utbildnings- eller informationstillfälle) såsom uppgifter som lämnats av Personen eller erhållits från offentliga källor

4.    Syfte och laglig grund för behandling av Personuppgifter

UtbildningsForum behandlar Personuppgifter huvudsakligen för att:

4.1    Hantera relationen till den som anmält deltagande vid föreläsnings- eller informationstillfälle som anordnas av UtbildningsForum och för att administrera en sådan anmälan.
Att hålla Personuppgifter uppdaterade och korrekta på grund UtbildningsForums berättigade intresse och /eller avtal.

4.2    Skydda UtbildningsForums intressen
Att skydda UtbildningsForums intressen med syfte att tillhandahålla bevis på en transaktion baserat på: rättslig förpliktelse eller UtbildningsForums berättigade intressen.
För att garantera UtbildningsForums säkerhet och andra rättigheter för UtbildningsForum baserat på: UtbildningsForums berättigade intressen för att skydda sina anställda, besökare och UtbildningsForums tillgångar.

4.3    Efterlevnad av rättsliga förpliktelser
Att följa gällande lag baserat på: efterlevnad av rättsliga förpliktelser eller UtbildningsForums berättigade intressen för en sund riskhantering och bolagsstyrning.

4.4    Förhindra missbruk av tjänster   
Att godkänna och hantera åtkomstkontroll och funktionalitet av digitala kanaler, förhindra obehörig åtkomst och missbruk av dessa och för att säkerställa informationssäkerheten baserat på: efterlevnad av rättsliga förpliktelser eller samtycke från Person eller UtbildningsForums berättigade intressen att ha kontroll över åtkomster och funktionaliteten av digitala kanaler.

Förbättra tekniska system och IT-infrastruktur, bland annat genom att testa och förbättra tekniska system och IT-infrastruktur baserat på: UtbildningsForums berättigade intressen att förbättra tekniska system och IT-infrastruktur.

4.5    Fastställa, utöva och försvara rättsliga anspråk
Att fastställa, utöva och försvara rättsliga anspråk baserat på: efterlevnad av rättsliga förpliktelser eller UtbildningsForums berättigade intressen att vidta rättsliga åtgärder.

5.    Mottagare av Personuppgifter

Personuppgifter kan komma att delas med andra mottagare, till exempel:
5.1    Myndigheter.
5.2    Revisorer eller andra tjänsteleverantörer till UtbildningsForum.
5.3    Tredje parter som upprätthåller databaser och register.
5.4    Personuppgiftsbiträden som UtbildningsForum delar Personuppgifter med enligt punkt 2.3 ovan.          

6.    Geografiskt område för personuppgiftsbehandling

6.1    I allmänhet behandlas Personuppgifterna inom Europeiska Unionen/Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet (EU/EES), men kan i vissa fall komma att överföras och behandlas i länder utanför EU/EES.

6.2    Överföring och behandling av Personuppgifter utanför EU/EES kan ske om det finns en rättslig grund, dvs enligt en rättslig förpliktelse eller Kundens samtycke och att lämpliga skyddsåtgärder finns. Lämpliga skyddsåtgärder är att:

-    Det finns ett avtal på plats som omfattar EU-standardavtalsklausuler eller andra godkända klausuler, uppförandekoder, certifieringar etc., godkända i enlighet med dataskyddsförordningen;
-    Landet utanför EU/EES där mottagaren är belägen har en lämplig nivå av dataskydd som fastställts av EU-kommissionen;
-    Mottagaren är certifierad enligt Privacy Shield (gäller för mottagare i USA).

6.3    På begäran kan Kunden få ytterligare information om överföring av Personuppgifter till länder utanför EU/EES.
    
7.    Lagringsperioder

7.1    Personuppgifterna behandlas inte längre än nödvändigt. Personuppgifterna kommer att sparas så länge ett deltagande vid föreläsnings- eller informationstillfälle behandlas och därefter i högst ett år. Andra tidsfrister kan också gälla när personuppgifter sparas för andra syften än att behandla deltagande i utbildning/information. Lagringsperioden kan då vara basera på att UtbildningsForum ska uppfylla gällande lag-stiftning avseende exempelvis bokföring.

8.    Personens rättigheter som registrerad

En Person (registrerad) har rättigheter avseende behandling av sina Personuppgifter.  Sådana rättigheter innebär i allmänhet att:

8.1    Kräva att Personuppgifter rättas om de är otillräckliga, ofullständiga eller felaktiga.
8.2    Invända mot viss behandling av Personuppgifter.
8.3    Kräva radering av Personuppgifter.
8.4    Begränsa behandlingen av Personuppgifter.
8.5    Få information om Personuppgifter behandlas av UtbildningsForum och om så är fallet, få en kopia på Personuppgifterna.
8.6    Få Personuppgifter som tillhandahållits av honom/henne och som behandlas baserat på samtycke i skriftligt eller vanligt använt elektroniskt format och när möjligt överföra sådana Personuppgifter till en annan tjänsteleverantör (dataportabilitet).
8.7    Framföra klagomål avseende behandlingen av Personuppgifter till dataskyddsmyndigheten, www.datainspektionen.se om behandlingen av Personuppgifter kränker Personens rättigheter och intressen enligt gällande lag.

9.     Kontaktuppgifter

9.1    En person kan kontakta UtbildningsForum med frågor, begäran om registerutdrag, begäran om återkallande av samtycken, eller om Personen vill begära att få andra rättigheter och framföra klagomål angående behandlingen av Personuppgifter.

9.2    Kontaktuppgifter för UtbildningsForum finns tillgängliga på UtbildningsForums webbplats: www.utfo.se   

    Personuppgiftsansvarig är:
    UtbildningsForum Skåne AB
    Organisationsnummer 848001-1926
    Östergatan 3
    275 32 Sjöbo
    
    Tel 0416-411554        
               
10.    Senaste versionen av Principerna    

Den senaste versionen av Principerna finns att ta del av på www.utfo.se/gdpr/principer/index1,32.htm